OBJECTIVO

El objectivo de la oficina del AMIC es dar servicio al ciudadano y hacer que la comunicación de este con el Ayuntamiento sea más fluida y accesible.

Contando con esta premisa, que podemos considerar como primordial, se han aglutinado en la mencionada oficina, situada en la planta baja de las oficinas centrales del Ayuntamiento para evitar desplazamientos innecesarios, la totalidad de la información general y de tramitaciones que se tenga que efectuar por parte del ciudadano.
 
 

DOTACIÓN DE PERSONAL Y FUNCIONES
 

Personal.

La mencionada Oficina esta dotada de un Jefe de Negociado, seis auxiliares administrativos y dos subalternos.
 

Funciones del Jefe de Negociado:

1.- Coordinación de todo el personal adscrito a la Unidad, bajo la supervisión directa del Jefe del Departamento de Gestión Administrativa.

2.- Reasignación de las tareas del personal en los periodos vacacionales y de sustitución por enfermedad u otras circunstancias.

3.- Supervisar semanalmente el estado de los expedientes en trámite y requerir, si es conveniente, a los diferentes Departamentos información al respeto.

4.- Supervisar semanalmente los correspodientes listados de notificaciones pendientes de cumplimentar, requiriendo si es conveniente a los diferentes Departamentos información al respeto y/o al Mensajero o Correos.

5.- Resolver todo tipo de consultas del personal adscrito al Negociado, informando del procedimiento a seguir. Mantener reuniones semanales con el personal adscrito en el mencionado Negociado.

6.- Efectuar estudios, estadísticas y informes referentes a datos de gestiones y tareas realizadas dentro de periodos concretos.

7.- Despachar semanalmente con el Jefe del Departamento de Gestión Administrativa para informar de la marcha del Negociado y para efectuar las propuestas y/o sugerencias que se planteen para mejorar los servicios.

8.- Relaciones con los organismos provinciales del Instituto Nacional de Estadística, Caja de Reclutas y otros que sean necesarios para la gestión del Negociado.

9.- Las tareas que eventualmente y/o de manera periódica le pueda encargar el Jefe del Departamento de Gestión Administrativa.

10.- Asistir conjuntamente con el Jefe del Departamento de Gestión Administrativa a las reuniones mensuales con los diferentes departamentos del Ayuntamiento, para actualizar el flujo de información y contrastar las incidencias que se produzcan.
 

Funciones de los auxiliares administrativos.

Los auxiliares administrativos efectuan la atención directa al público, con horario completo de 8 a 15 horas por las mañanas. Su tarea es con carácter de multifunción, es decir que cada uno atiende perfectamente la totalidad de gestiones que formule el ciudadano.

Uno de estos auxiliares realiza la función de cajero para los cobros (delegado por el Tesorero del Ayuntamiento), con independencia de su propia función general, como los otros compañeros. La sustitución de esta persona es realizada por el Jefe de Negociado, que también está delegado por el Tesorero de fondos municipal.

Un auxiliar administrativo atiende la centralita telefónica, tanto a nivel de información general como para pasar las llamadas a las diferentes dependencias municipales. Al mismo tiempo también efectua la tarea de control y coordinación de las comunicaciones externas (correo, notificaciones, mensajeria, etc.), controlandose las notificaciones cumplimentadas y las devueltas, mediante la aplicación de Registro y expedición de los correspondientes listados.
 

Funciones de los subalternos.

Los dos subalternos realizan gestiones internas y externas, según las necesidades (reparto de correo interno, reparto de firma, confección de fotocópias de gran tirada, etc.).
 
 

DETALLE DE LOS DIFERENTES SERVICIOS QUE OFRECE EL AMIC AL CIUDADANO.
 

La Atención Municipal Integral al Ciudadano ofrece los siguientes servicios:

1.- Atención y información telefónica:

a) Atención de todas las llamadas durante las horas de oficina y contestador automático el resto de horas (24 horas).
 
b) Progresivamente se pondrá en funcionamiento un sistema de aceptación de llamadas  y contestación automática asistida por ordenador.
 
c) Peticiones de certificados de población y otros que se iran incorporando por teléfono, fax o por internet, pasando a recogerlos posteriormente el interesado previa acreditación, presentación de solicitud y pago de derechos, si corresponde.
 
d) Canalización de las llamadas de avisos, averias, etc. a los Servicios Muni-cipales y/o Policia Local, con seguimiento informático de su cumplimiento.
 
e) Información integral al ciudadano con respuesta inmediata y/o posterior, según los casos.

2.- Información general.

a) Atención de todo tipo de información general, proporcionando, si es preciso los correspondientes impresos, folletos, etc. y ayudando en su cumplimentación.
 
b) Información al interesado, previa acreditación, del estado de tramitación de su expediente.
 
c) Información al interesado, previa presentación del correspondiente volante de notificación o aviso, de la persona a quien dirigirse para atender su petición, dentro la propia Oficina del AMIC u otros, según sea el caso.
 
d) Colocación y control de los edictos expuestos en el Tablón de Anuncios, y cumplimentación y remisión a los organismos o departamentos correspondientes.

3.- Registro general.

a) Registro general de entrada de documentos entregados personalmente, por fax, correo, etc. Entrega al interesado del justificante de registro y referencia de éste.
 
b) Apertura inicial de expedientes y seguimiento del estado de tramitación de éstos.
 
c) Aceptación de escritos y documentos dirigidos a la Administración General del Estado y a sus Organismos autónomos, asi como a la Generalitat de Catalunya y organismos dependientes, como consecuencia de haber firmado el convenio correspondiente con ambas Administraciones.
 
 4.- Población y servicios estatales.

a) Tramitación de altas, bajas y/o modificaciones en el Padrón Municipal de Habitantes. Mantenimiento y actualización de este.
 
b) Tramitación de altas, bajas y/o modificaciones en el Censo Electoral. Mantenimiento  y actualización de este.
 
c) Alistamiento anual en el Servicio Militar. Tramitación de notificaciones e información de prorrogas.
 
d) Expedición de certificaciones de población a petición de los interesados u otros organismos oficiales.
 
e) Validaciones de documentación.
 
f) Peticiones de inscripción de parejas de hecho.
 
g) Peticiones de celebración de matrimonios civiles.
 
5.- Notificaciones al exterior.

a) Recogida y gestión de las notificaciones dirigidas al exterior, por la via de mensajeria y/o correos.
 
b) Relaciones con los diferentes Departamentos del Ayuntamiento para la recepción y devolución de los justificantes de notificación.

6.- Servicios personales.

a) Información y gestión de los carnets de manipulador de alimentos.
 
b) Información y gestión de los carnets de la tercera edad.
 
c) Información y gestión de los carnets de familia numerosa.
 
d) Información referente a planes de ocupación.
 
e) Información de actos y celebraciones culturales.
 
f) Información de actos, ferias, fiestas, certámenes y otros actos.
 
g) Recepción y registro de solicitudes de ocupación de las salas de exposiciones y de actos en la Casa de la Cultura.
 
h) Recepción de reclamaciones dirigidas al OMIC y sanidad.

7.- Servicios económicos.

a) Recepción y registro de facturas.
 
b) Información y gestión de consultas y/o reclamaciones referentes a impuestos y domiciliación de pagos.
 
c) Recepción y gestión de autoliquidaciones de Plus-Valía.
 
d) Expedición y cobro de las liquidaciones de apertura de establecimientos, ocupaciones de la vía pública, vados, licencias de obras, etc.
 
e) Expedición de las placas-matrícula de ciclomotores y cobro de la correspondiente tasa. Gestión del correspondiente padrón de altas.

8.- Gobernación.

a) Recepción y gestión de las solicitudes de apertura de establecimientos y actividades (ocupaciones de playas, de la via pública, etc.).
 
b) Información y gestión de cuestiones relacionadas con el Cementerio Municipal  (inhumaciones, expedición de titulos, cambios de titular, etc.).
 
c) Recepción y gestión de cuestiones relacionadas con el servicio de taxis.
 
d) Información y gestión inicial de reclamaciones referentes a responsabilidad patrimonial.
 
e) Información y gestión de los recursos y reclamaciones contra la imposición de multas.
 
f) Información y gestión referentes a temas de circulación vial.
 
g) Información y gestión inicial de las licencias de ocupación de los mercados municipales, ferias artesanales, certamenes, ferias de atracciones, etc.
 
h) Recepción y gestión de reclamaciones y/o denuncias por molestias producidas por las diferentes actividades.
 
i) Recepción de objetos perdidos y expedición del correspondiente recibo a las personas que hayan efectuado la entrega. Información al interesado en el caso de conocer su identidad.

9.- Servicios municipales.

a) Información y gestión de asuntos relacionados con los servicios municipales (recogida de basuras, limpieza, transportes, etc.).
 
b) Información y gestión de reclamaciones y/o avisos referentes al servicio de suministro de aguas, alcantarillado, alumbrado, jardines, etc.

10.- Urbanismo y planeamiento.

a) Recepción y gestión de solicitudes de licencias de obras, de primera ocupación, de derribo, etc.
 
b) Recepción y gestión de solicitudes de información urbanística y planea-miento.
 
c) Recepción y gestión inicial de planes parciales, proyectos de urbanización y otras figuras del planeamiento.
 
d) Información y gestión de reclamaciones o denuncias relacionadas con el planeamiento urbanístico y las obras.
 
e) Información y gestión de reclamaciones y solicitudes referentes a la realización de obras públicas.
 
f) Aceptación de alegaciones y/o reclamaciones en los plazos de exposición pública de proyectos.

  11.- Contratación.

a) Información de convocatorias de procesos licitatorios de obras, servicios, suministros, etc. para la presentación de proposiciones.
 
b) Recepción y registro de plicas para optar a los procedimientos licitatorios.

12.- Recursos Humanos.

a) Información de convocatorias de pruebas selectivas para plazas de personal  funcionario y laboral.
 
b) Recepción y gestión inicial de solicitudes de puestos de trabajo.
 
c) Aceptación de reclamaciones y/o alegaciones contra las convocatorias, u otros temas relacionados con el personal.

13.- Archivo municipal.

a) Recepción y registro de las solicitudes de consulta de documentación e información del archivo municipal.
 
b) Recepción y registro de solicitudes de donaciones y/o depósito de fondos documentales de entidades o particulares.
 

DEMOSTRACIÓN PRACTICA DE FUNCIONAMIENTO DEL AMIC.

Después de exponer el objetivo, dotación de personal i funciones de este, pasaremos a efectuar una exposición de un caso prático de funcionamiento de la mencionada oficina, con el apoyo de los diferentes aplicativos cliente/servidor implantados y los que se implantarán próximamente .

Solicitud de apertura de un establecimiento.

El ciudadano interesado al efectuar una petición de apertura de un establecimiento  se dirige a la oficina del AMIC   y  se realizarán los siguientes pasos:

1.- Inicialmente se recogerá la petición y previa consulta a la aplicación de Información Ciudadana, se repasará si la documentación que se presenta esta completa.

Pantallas de información ciudadana.

2.- A continuación se procederá a la anotación de la petición, en la aplicación de Registro de entrada de documentos.
 
 
 
 
 

Pantalla de registro de entrada de documentos.

 3.- A continuación y de manera semi-automática se iniciará el correspondiente expediente en la aplicación de Seguimiento de Expedientes. Teniendo en cuenta la clasificación de estos y el departamento tramitador.
 

Pantallas de seguimiento de expedientes.

 4.- Aceptado el expediente se procederá a extender la correspondiente liquidación previa de la tasa de apertura y el interesado pasará por caja (en la misma oficina del Amic), para efectuar el pago, con lo cual se habrá iniciado el curso de la petición.

 5.- Finalmente se entregará al interesado un volante justificativo de la entrega de la documentación donde figurará la correspondiente referencia, la cual tendrá que mencionar para cualquier consulta que efectúe de su expediente.

Mediante el aplicativo de Win flow incorporado al de expedientes, desde la oficina del Amic se dispondrá de información al dia  del estado del mencionado expediente, tanto para información al interesado, como para el control que la mencionada oficina efectúa hacia los diferentes departamentos del Ayuntamiento que esten implicados en su tramitación.
 

Pantallas de win flow.
 
 

RESULTADOS OBTENIDOS DURANTE UN AÑO DE FUNCIONAMENTO.
 

Primero.- Con la puesta en funcionamento del AMIC se ha obtenido un avance importante en la atención al ciudadano, y durante este año se han realizado los siguientes trámites:

1.- Se han efectuado 15.636 registros de entrada de documentos dirigidos al Ayuntamiento.

2.- Gestión de población:
  1.281  Altas en el padrón.
     789  Bajas en el padrón.
  1.813  Modificaciones en el padrón.
  5.500  Expediciones de certificaciones.
     801  Reclamaciones renovación padrón.
     238  Inscripciones servicio militar.
       70  Avisos de averias a servicios.
 
3.- Venta de entradas festivales de verano.

4.- Entrega y cobro de los carnets de transporte bonificado.

5.- Cobros:
   Recibos directos ..... 75.120.999 ptas.
   Recibos padrón ....... 28.210.014 ptas.
   Total ........................ 103.331.013 ptas.

Se han atendido cobros de impuestos de personas que han preferido hacerlo directamente en el Ayuntamiento (no en entitades bancarias). Con lo cual  se ha ampliado más el abanico y mejorado la atención al ciudadano.

Segundo.- Se ha reducido considerablemente la atención al público en los diferentes departamentos del Ayuntamiento, optimizandose los recursos de éstos, por lo cual la reducción de personal para destinarlo al Amic ha sido asumida perfectamente.

Tercero.- Con la migración de las aplicaciones a la tecnología de cliente/servidor se ha obtenido un mejor rendimiento de los usuarios al ser más agradable el trabajo dentro de este entorno.

Cuarto.- Con el aplicativo de Información Ciudadana se pretende conseguir disponer de todo tipo de información, tanto para atender al ciudadano como para el funcionamiento interno del Ayuntamiento (consultas internas, procedimientos, ordenanzas, plan general, etc.).

Quinto.- Disponiendo del aplicativo de seguimiento de expedientes se conseguirá reducir considerablemente el plazo de tramitación de los diferentes expedientes. La oficina del Amic cada semana expedirá listados de los expedientes que superen los plazos establecidos para su resolución con el objeto de obtener información del departamento tramitador de las circunstancias que lo hayan provocado, tomandose, en su caso, las medidas adecuadas para resolver los inconvenientes.

Sexto.- Con las reuniones periódicas (mensuales), que se mantienen con los diferentes Departamentos del Ayuntamiento se consigue un dialogo fluido obteniéndose el correspondiente flujo de información mutua, necesario para el correcto funcionamiento del AMIC y también para detectar incidencias en los circuitos en la gestión administrativa y por tanto proponer las mejoras que se consideren más adecuadas.
 

 
Ejemplo de busqueda por las palabras (establecimiento) en la base de datos de información ciudadana.
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Pantalla de anotaciones de registro.
 

Pantalla tramite de expedientes.
 
 
 
 
 
 

 
Pantalla consulta Padrón de habitantes.