REGISTRO DE DOCUMENTOS Y EXPEDIENTES

MANTENIMIENTO DEL REGISTRO DE ENTRADA

Tendrá como objectivo registrar todo documento que entre en el Ayuntamiento.
 

 

- Número Registro. Clave principal formada por: 4 digitos indicadores del año, precedidos de la letra "E", y 6 dígitos más de número de entrada. Se asigna automáticamente según la fecha de entrada. Cada año tiene una numeración independiente.

- Fecha / Hora Entrada. Fecha i Hora en la que se registra la entrada. La aplicación propone por omisión la Fecha de Entrada especificada en el menú de Utilidades (Fecha Registro).

- Fecha Documento. Fecha del documento de entrada.

- Registro Relacionado. Indica el número de registro con el que está relacionado el actual. Podrá ser un registro de entrada, salida o expediente.

- Interesado. NIF o Código Persona que hace referéncia al registro de entrada. Si se pide Ayuda Campo desde el NIF, permietirá consultar por Persona, Contribuyente o Habitante. De esta forma, si el interesado no se encuentra a Persona se podrá efectuar el traspaso de datos automático a Persona y Territorio.

- Domicilio. Código de domicilio del interesado, dado que éste, puede tener un o más domicilios.

- Representante. Indica si el interesado tiene representante (S). En caso afirmativo, habrá de especificarse su NlF/Código Persona, Código Domicilio y el Tipo de representante que puede ser:

     - V = Verbal.

     - P = Poder. Para este caso. Se indicará además, el Notario y el Protocolo Notarial.

     - E = Escrito.

     - C = Comparecencia.

- Idioma Documento. Código del idioma del documento.

- Departamento Registro. Clave del departamento que registra el documento. Por omisión propone el departamento indicado al iniciar la sesión.

- Organismo Origen. Identifica si el documento de entrada proviene de algún organismo.

• O indica que tiene organismo de origen. Se deberá identificar mediante NIF/Código  Persona, Domicilio, Número, Fecha y Hora de registro.

- Departamento. Indica la clave del departamento a quien se dirige el documento.

- Número de Expediente General. Número de Expediente general a partir del documento de entrada, siempre que el asunto predetermine un Tipo de Expediente. Si és así, se asignará de forma automática un número dw expediente por este tipo, al acabar de registrar la entrada.

- Número de Expediente. Indica el Tipo y Número de expediente generado por este tipo. Se asignará automáticamente al acabar de registrar la entrada. De esta forma se mantiene una numeración y clasificación independiente por cada tipo de expediente.

- Clase Documento. Código del extracto del contenido del documento, especificado en la  Tabla de Extractos que se puede cumplimentar en 3 líneas más de texto.

- Referencia Catastral. Indica el código de referéncia catastral si el tipo de expediente predetermina este campo como  obligatorio.

- Territorio. Clave del territorio referenciado al documento o expediente.

- Orígen. Identifica el origen del documento, és decir, especifica cual ha sido la vía de entrada.(Correo, Correo Certificado, En Persona, Mensajero, ..).

- Datos Archivo. 'A' indica que se quiere entrar la clave de archivo del documento.
 

Pantalla Descripción de Trámites. (Memo) - F2
 

Esta pantalla permite hacer un seguimiento de los trámites efectuados en un documento, especificando una fecha de inicio del trámite y un texto descriptivo.
 
 
Pantalla Departamentos Cópia. - F3 .

Pantalla dónde se especifican los diferentes departamentos que han de tener una cópia del documento.
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 MANTENIMIENTO DEL REGISTRO DE SALIDA

Tendrá como  objectivo registrar todo documento que salga del Ayuntamiento.

-Número Registro. Clave principal formada por: 4 dígitos indicadores de1 año, precedidos de la letra "S", y 6 dígitos más de número de salida. Se asigna automáticamente según la fecha de salida. Cada año tiene una numeración independiente.

- Fecha Salida. Fecha en la que se registra la salida. La aplicación propone por omisión la Fecha de Salida especificada en el menú de utilidades (Fecha registro).

- Fecha Documento. Fecha del documento de salida.

- Registro Relacionado. Número de registro con el  que está relacionado el actual. Podrá ser un registro de entrada, salida o expediente.

- Interesado. NIF o Código Persona que hace referéncia ael registro de entrada. Si se pide Ayuda Campo desde el NIF, permitirá consultar por Persona, Contribuyente o Habitante. De esta forma, si el interesado no se encuentra a Persona se podrá efectuar el traspaso de datos automático a Persona y Territorio.

- Domicilio. Código del domicilio del interesado, dado que éste, puede tener un o más domicilios.

- Representante. Indica si el interesado tiene representante (S). En caso afirmativo, tendrá que especificar su NlF/Código Persona, Código Domicilio y el Tipo de representante que puede ser:

    - V = Verbal.

    - P = Poderes. En este caso, se indicará además, el Notario y el Protocolo Notarial.

    - E = Escrito.
 
    - C = Comparecéncia.

- Idioma Documento. Código del idioma del documento.

- Departamento Registro. Clave del Departamento que registra el documento. Por omisión propone el Departamento indicado al iniciar-se la sesión.

- Organismo de destino. Identifica si el documento de salida va dirigido a un organismo.

• O indica que tiene organismo de destino. Se deberá identificar mediante el NIF/Codigo persona i domicilio.

• Puede predeterminar el Departamento de destino y la clase de documento si se ha especificado en la tabla de asuntos.

- Clase Documento. Codigo del estracto del contenido del documento,  especificado en la tabla de estractos que se puede cumplimentar a tres líneas de texto más.

- Territorio. Clave del territorio al que se ha hecho referencia en el documento o expediente.

- Origen. Identifica el destino del documento, es decir, especifica cual será la via de salida. ( Correo, Correo Certificado, En Persona, Mensajero, ... ). A continuación en altas se puede indicar la fecha, el número de certificado de correos, acuse de recibo y observaciones.

- Acuerdo/Decreto. Indica el acuerdo o decreto, la fecha y el órgano de resolución que ha originado el documento de salida.

- Datos Archivo. 'A' indica que se quiere entrar la clave de archivo del documento.

Pantalla observaciones del documento de salida. (Memo) - F2

Esta pantalla permite anotar cualquier incidencia que afecte al documento, en una fecha determinada.

Pantalla Departamentos Copia.- F3. Pantalla donde se especifica los diferentes departamentos que deben tener copia del documento.
 

MANTENIMENTO EXPEDIENTES

Tendrá como objectivo registrar y gestionar los expedientes generados por una determinada entrada así  como aquellos que se generen internamente (Expedientes de Oficio).
 

- Fecha / Hora Entrada. Fecha y Hora en la que se registra la entrada. La aplicación propone por omisión la fecha de Entrada especificada en el menú de Utilidades (Fecha Registro).

- Fecha Documento. Fecha del documento de entrada.

- Registro Relacionado. Indica el número de registro con  el que está relacionado el actual. Podrá ser un registro de entrada, salida o expediente.

- Interesado. NIF o Código Persona al cual hace referéncia el expediente. Si se pide Ayuda Campo desde el NIF, permitirá consultar por Persona, Contribuyente o Habitante. De esta forma, si el interesado no se encuentra a Persona se podrá efectuar el traspaso de datos automático a Persona y Territorio.

- Domicilio. Código de domicilio del interesado, dado que éste, puede tener uno o más domicilios.

- Representante. Indica si el interesado tiene representante (S). En caso afirmativo, habrá que especificar su NIF/Código Persona, Código Domicilio y el Tipo de representante que puede ser:

    - V = Verbal.

    - P = Poderes. En este caso, se indicará además, el Notario y el Protocolo Notarial.

    - E = Escrito.

    - C = Comparecencia.

- Idioma Documento. Código del idioma del documento.

- Departamento Registro. Clave del departamento que registra el documento. Por omisión propone el Departament indicado al iniciar la sesión.

- Organismo Origen. Identifica si el documento de entrada proviene de algún organismo.

• O Indica que tiene organismo de origen. Habrá de Identificar mediante NIF/Código Persona, Domicilio,  Número, Fecha y  Hora de registro.

- Departamento. Indica la clave del departamento a quien se dirige el documento.

- Número de Expediente general (único). Lo crea automáticanente la aplicación siguiendo el esquema AAAANNNNNNNN.

- Número de Expediente. Indica el Tipo y Número de expediente generado para este tipo. Permite especificar Tipo de Expedienter, en el caso que el asunto no lo predetermine.

- Clase Documento. Código del extracto del contenido del documento, especificado en la Tabla de Extractos que se puede complementar con 3 líneas más de texto.

- Referéncia Catastral. Indica el códi de referéncia catastral si el tipo de expediente predetermina este campo como  obligatorio.(campo preconfigurado)

- Territorio. Clave del territorio referenciado al expediente.

- Datos Archivo. 'A' indica que se quiere entrar la clave de archivo del documento.

Teclas de funciones importantes:

Pantalla Descripción de Trámites. (Memo) - F2
Esta pantalla permite hacer un seguimento de los trámites efectuados en un documento, especificando una fecha de inicio del trámite y un texto descriptivo.

Pantalla Departamentos de Cópia - F3

Entrada Datos Variables - F10

  

Permite entrar datos según las variables definidas por este tipo de expediente. La definición de variables se realiza de forma sencilla desde el menú Tablas - Tipo de expedientes.
 
Control de acciones - F18

Esta opción permite cambiar de estado el expediente. Es decir, se podrá cambiar de situación o de departamento. Es posible definir los posibles estados desde la tabla de tipos de expediente.
 

CONSULTAS REGISTRO ENTRADAS/SALIDAS/EXPEDIENTES

Esta opción perrnite obtener un listado por pantalla de los registros de entrada, salida y expedientes según cuadro criterios selectivos:

-Número de Registro. (entre límites)

-Fecha registro. (entre límites)

-Departamento.

- Persona.

LISTADO DIARIO GENERAL DE ENTRADAS.

Lista todas las entradas según cuadro criterios de selección, ordenadas por día de entrada:

- Número de registro (entre límites).
- Fecha de registro (entre limites).
- Departamento.
- Persona.

LISTADO DIARIO DEPARTAMENTO DE ENTRADAS.

Lista todas las entradas producidas en un día determinado por un departamento concreto.
 
LISTADO DIARIO DEPARTAMENTO DE SALIDAS.

Lista todas las salidas producidas en un día determinado por un departamento concreto.
 
LISTADO DE ENTRADAS POR PERSONA.

Lista todas lazs entradas presentadas por una persona en unas fechas determinadas.
 
INFORME DE ENTRADAS.

 Lista las entradas según seis criterios de selección:

- Persona
- Fecha Registro (entre línites)
- Departamento.
- Asunto.
- Tipo de expediente
- Clase de documento
- Territorio.

CERTIFICADO DE ENTRADAS.

Lista.un certificado de las entradas relacionadas con un expediente.
 

TABLAS

TIPO DE EXPEDIENTE:

Esta tabla contiene los diferentes tipos de expedientes.

- Tipo de Expediente. Código alfanumérico de 4 dígitos.

- Descripción. Indica la descripción del  tipo de expediente.

- Label. Campo opcional, que pennite, si se declara, especificar  una nueva variable por el tipo de expediente creado.

•   Por ejemplo, es muy usual definir en este carnpo la Referéncia Catastral por Expedientes de Obras Mayores.

- Numero. Contador del número de Expedientes de este tipo que se han registrado.

Teclas de funciones importantes:

Creación de Variables por Tipo de Expediente - F2

 
Esta opción permite personalizar los Tipos de Expediente, definiendo el nombre y el tipo de variables que se crean convenientes.

- N. Indica el número de linea a la cual hace referencia la variable definida.

- Tipo. Se pueden definir variables de Tipo Fijo ("F") o de Tipo Texto ("T").

  Para las de tipo Fijo, es posible declarar cuatro tipos de variables más:

      "A": Alfanumérica

      "N": Numérica

      "D": Fecha

      "H": Hora

- Long. Indica la longitud de la variable. Para las de tipo numérico será posible especificar el número de decimales.

- Código. Es el código alfanumérico de la variable que se defina.

- Descripción. Se refiere a la descripción de la variable definida.

- Etiqueta. Indica la descripción de ayuda (Label) que se desea que salga cuando pida por pantalla este campo.
 

Creacíón de Situciones Tipo de Expediente - F4

Por cada tipo de expediente será posible definir las posibles situaciones o etapas siguientes por las cuales podrá pasar.
Primero se deberán definir todas las situaciones posibles y después especificar por cada una de ellas las posibles etapas o situaciones en la cuales podrá pasar.

   
 
Es decir, podemos hacer que el Expediente del Tipo OBRA, que se encuentra en una situación 0001 PENDIENTE INFORME TECNICO pueda canviar de Departamento (DP) a ALCALDIA o haga un canbio de Situnción (ST) SITUACION FINAL 9999.